LENGUA CASTELLANA

EL MEMORANDO.

La palabra memorando proviene del latín memorandum y significa literalmente: “algo que debe tenerse en la memoria”. Por lo tanto, la finalidad de una memorando es comunicar algo que debe ser recordado.

El memorando es un medio de comunicación que se emplea en las empresas o instituciones para transmitir información de interés común en tre todos los mandos y niveles internos de una organización o para que un jefe de departamento, división o sección se dirija a sus subalternos.

Los memorandos son la base de la comunicación interna de una empresa y deben tener un estilo uniforme, independientemente de su contenido.

Un memorando se usa para cumplir, entre otras, con las siguientes funciones:

• Anunciar decisiones, nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos de una organización.

• Informar fechas y motivos de reuniones, conferencias u otros eventos que requieran la asistencia de los miembros de una organización.

• Hacer amonestaciones o reconociemientos escritos, públicos o privados a los mienbros de una organización o a una de sus secciones.

Aunque la distribución de los memorandos es limitada, por lo general no tocan temas personales o confidenciales; si así fuera, se deberían entregar en un sobre cerrado y con la anotación: personal o confidencial.

LA REDACCIÓN DEL MEMORANDO

Por tratarse de una comunicación interna de una empresa, la redacción del memorando debe ser clara, breve y precisa. También debe emplearse para su elaboración un formato previamente diseñado para la institución. Dicho formato debe ser funcional y práctico: incluye, generalmente, el memebrete que identifica la organización y unos espacios destinados a ser diligenciados por el emisor del memorando.

Para redactar un memorando, es necesario que el emisor se exprese de una manera simple y directa. Con este propósito es importante:

• Elegir palabras de uso común, fáciles de entender para todos.

• Escribir oraciones relativamente cortas y separadas.

• Tener en cuenta el receptor del mensaje.

• Hablar sobre el papel tal como se habla en persona con el destinatario.

El uso de la voz activa: es de gran utilidad a la hora de redactar un memorando. La voz activa contribuye a mantener atento al lector.

Ej:

• Redacción voz pasiva



• Redacción voz activa.

Como se ve, la voz activa hace que la infromación se presente de forma clara y tractiva, lo que contribuye a otorgarle lai mportancia que desea el emisor.

Cosas que se deben evitar: Entre las cosas que se deben evitar a la hora de realizar un memorando son:

• Expresarse en primera persona del singular.

• Abusar del tiempo del destinatario.

• Incluír información que no venga al caso.

• Presentar información que no pueda ser comprobada.

• Adornar el mensaje.

• Dar rodeos o emplear redundancias.

• Utilizar expresiones ambiguas.

• Abusar de las expresiones negativas.

• Herir al destinatario en su inteligencia o sensibilidad.

Finalmente, en los memorandos escritos, a máquina o por computador se acostumbra que el remitente los firme con su puño y letra o que, cuando menos, ponga sus iniciales después del nombre. De esta manera, se indica que el remitente leyó el documento y que éste dice lo que debe decir.

PREGUNTA: Se puede decir que los memorandos deben ser: