TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

ENVIAR CORRESPONDENCIA PERSONALIZADA Y PRODUCIR ETIQUETAS

 

El documento principal o primordial contiene el texto y otros elementos que permanecen iguales en cada etiqueta. El origen de datos contiene la información que cambia en cada etiqueta, como el nombre y la dirección de cada destinatario.

Los campos de la combinación que inserta en el documento principal o primordial indican a Word dónde imprimir la información del origen de datos. Al realizar la combinación de correspondencia, Word reemplaza los campos de la combinación del documento principal con la información del origen de datos. Cada fila (o registro) del origen de datos produce una etiqueta individual.

Primero ahí que crear un documento nuevo para crear una nueva etiqueta o abra un documento antiguo o ya existente que haya utilizado antes para combinar las etiquetas. Abra el documento de Word y, mas adelante, inicie la combinación de correspondencia. Para iniciar una combinación de correspondencia, sigamos estos pasos para llevar acabo el proceso, según corresponda a la versión de Word que esté ejecutando o manejando:,Microsoft Word la versión que usted tenga en su computador.

 

En el menú Herramienta de las siguientes opciones cual es el significado de ientas, haga clic y encontraremos unas opciones como son Cartas y correspondencia y, mas adelante, hacemos clic en Asistente para combinar correspondencia. Microsoft Office Word 2003 o el que en el momento este manejando. Como ya sabemos en el menú Herramientas,hacemos clic en Cartas y correspondencia y,mas adelante, haga clic en Combinar correspondencia.Microsoft Office Word 2007 o el que este manejando en el momento Vamos a ir donde dice la ficha Correo, hacemos clic en Iniciar Combinar correspondencia y, mas adelante, hacemos clic en Asistente paso a paso para combinar correspondencia.

 

En Seleccione el tipo de documento, haga clic en Etiquetas y, a continuación, haga clic en Siguiente: y elegimos el documento inicial.

Aquí es donde Aparece el paso 2 de Combinar correspondencia.

Hay que seleccionar el documento inicial, hacemos clic en Cambiar el diseño del documento o en Empezar a partir de un documento ya existente.

Con la opción Cambiar el diseño del documento puede utilizar una de las plantillas de combinación de correspondencia para establecer las opciones de sus etiquetas. Al hacer clic en Opciones de etiqueta, aparece el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta. Seleccione el tipo de impresora (matricial o láser), el tipo de producto de la etiqueta (como anónimo) y el número de producto. Si usa una etiqueta personalizada, haga clic en Detalles y, a continuación, escriba el tamaño de la etiqueta. Haga clic en Aceptar.

Con la opción Empezar a partir de un documento existente, puede abrir un documento de combinación de correo existente y utilizarlo como documento principal.

hacemos clic en la siguiente opción que es seleccione los destinatarios.

El origen de los datos contiene la información que puede variar en cada una de las etiqueta. Puede abrir un origen de datos existente creado en Word o puede crear un origen de datos nuevo y llenar la información del destinatario.

En el encabezado Seleccionar destinatarios del panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione la opción del origen de datos adecuado.

Las opciones son utilizar una lista existente, seleccionar entre los contactos de Outlook o escribir una lista nueva.

Utilice el método apropiado para el tipo de origen de datos que desee utilizar.

abrir un origen de datos existente

Para abrir un origen de datos existente, siga estos pasos:

El panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar bajo el encabezado Utilizar una lista existente.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En la lista de archivos del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el origen de datos que desee utilizar y haga clic en Abrir.

Si el origen de datos que desea no está en la lista de archivos, haga clic en la unidad y carpeta adecuadas, y seleccione la opción apropiada en el cuadro Mostrar archivos de tipo.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando sus datos. Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Aceptar.
Y vemos que aparecerá su carta.

Haga clic en Siguiente: escriba la carta para configurar su documento principal.

Continúe con la sección más adelante en este artículo.

 

Crear un nuevo origen de datos

haciendo clic en siguiente, seleccione los destinatarios y,mas adelante, hacemos clic en Escriba una lista nueva bajo el encabezado Seleccionar destinatarios.

Hacemos clic en Crear para mostrar el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. El cuadro de diálogo que veras contiene una lista de los nombres de los campos que se utilizan con frecuencia en las cartas modelo, las etiquetas postales y los sobres.

Bueno ya para personalizar sus campos en este cuadro de diálogo, hacemos clic en Personalizar. Podemos cambiar el nombre de los campos por el que quiera y quitar los campos que no necesite. Para agregar nombres de campos, hacemos clic en Agregar, escriba el nombre del campo y haga clic en Aceptar. Cuando termine las personalización, haga clic en Aceptar. Cuando termine de escribir sus datos, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones.

Asigne el nombre que desees al archivo y haga clic en Guardar.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando los datos. Cuando termine de hacer los cambios, hacemos clic en Aceptar.

En el Asistente para combinar correspondencia, hacemos clic en siguiente, ordene las etiquetas.

 

realizar la combinación

 

En el panel de tareas Combinar correspondencia, comprobemos que se muestren los paso Completos de la combinación. En este paso podemos mezclar o combinar en la impresora o en la pantalla.

Para combinar directamente en la impresora, haga clic en Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Combinar al imprimir donde puede seleccionar los registros que combinar. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir donde puede seleccionar la impresora e imprimir las etiquetas.

Para combinar en la pantalla, haga clic en Editar etiquetas individuales. Aparece el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo donde puede seleccionar los registros que combinar. Haga clic en Aceptar para combinar las etiquetas. Puede ver las etiquetas antes de imprimirlas.

Cuando el documento combinado aparezca en la pantalla, puede guardarlo como un documento independiente, imprimirlo haciendo clic en Imprimir en el menú Archivo o guardarlo e imprimirlo.

 

PREGUNTA: Uno de los proceso para crear un nuevo origen de datos es: